Experiencias de implantación, proyecto Oficina sin Papel

Me gustaría escribir y compartir contigo, mis experiencias como responsable de proyecto del análisis, planificación e implantación de un proyecto que se suele conocer como oficina sin papeles o como se denominó el mío, oficina digital.

No es un guía de implantación, no es ese el motivo de la entrada, además no voy a ser ordenado ni metodológico, únicamente es compartir una experiencia que resultó ser un caso de éxito. Espero que te sirva de pequeña ayuda para enfocar el tuyo, si es que estás en esos menesteres. Yo no encontré nada en Google que me orientara y de ahí el motivo de esta entrada.

Por supuesto, es un enfoque personal para un proyecto de este tipo, no seguí ninguna práctica de benchmarking, ni acudí a los grandes gurús en gestión documental, como Canon, Ricoh u otras muchas que dicen ser expertas.  Yo me dejé guiar por el instinto, por el diseño de una metodología ágil, el sentido común y la inteligencia del Equipo, como eFlow,  que hizo posible la implantación.

Todo empezó en octubre de 2013 con la firma del contrato de alquiler de la Torre Cepsa diseñada por Norman Foster. Ese fue el pistoletazo de salida de un proyecto que desde el principio vimos que superaría la mera mudanza. Se abordó sobre cuatro ejes: la gestión documental, las formas de trabajo, la tecnología y el cambio cultural. Debíamos aprovechar esta mudanza para cambiar o mejorar aquellos aspectos que en un mismo edificio no hubiéramos conseguido.

El proyecto tuvo como misión y visión diseñar una oficina que, en la medida de lo posible no generara papel (Nuevas formas de trabajo) y en caso de generarlo, que dispusiera de los procesos y recursos necesarios para tratarlo y canalizarlo hacia los repositorios documentales o archivos de custodia externos (Gestión documental).

Hubo que tener en cuenta muchos aspectos, no seamos ilusos si pensamos que con el hecho de hacer una mudanza libre de papel, contratar un archivo de custodia o quitar las papeleras en la oficina, podremos tener algo sostenible. Tampoco nos creamos que el papel cero y la inexistencia de papel puede llegar a ser una realidad, lamentablemente en el contexto de la sociedad donde vivimos las personas, las empresas y la mayoría de los procesos de trabajo están diseñados con el uso de papel (Cambio cultural)  y hacerlo desaparecer por completo de nuestras vidas profesionales, a día de hoy es una utopía.

En la primera entrega de esta "trilogía" os mostraré como fue el análisis del proyecto y cuáles fueron los recursos necesarios. Aun así, si estas interesado y deseas conocer con más profundidad los detalles, déjame un comentario y te contestaré tan pronto lo lea.